Check-in online: cum scapi de coada de la recepție la ora 15
Dacă oaspetele completează datele înainte să ajungă, la recepție rămâne doar verificarea actului. Diferența se vede cel mai clar în zilele cu multe sosiri deodată.
Ora 15:00, zi de vineri, opt sosiri în același interval. Fiecare oaspete stă la recepție cinci minute: buletinul, datele copiate de mână sau tastate, semnătura, explicațiile despre parcare și micul dejun. Opt ori cinci minute e o coadă de patruzeci de minute, iar primul lucru pe care îl vede oaspetele la sosire e că trebuie să aștepte.
Aproape toată munca asta se poate face înainte, de pe telefonul oaspetelui.
Cum arată pentru oaspete
Înainte de sosire îi trimiți un link. Îl deschide pe telefon, completează datele lui și ale celor care vin cu el, și gata. Nu descarcă nimic, nu își face cont, nu instalează aplicații — e o pagină web.
La sosire mai rămâne ce nu se poate face online: verificarea actului de identitate și predarea cheii. Un minut, nu cinci.
Ce câștigi tu, dincolo de timp
- Date scrise corect. Numele completat de oaspete e scris cum îl scrie el, nu cum l-a auzit recepționerul la telefon. Contează la factură și la raportările pe care le faci.
- Mai puține greșeli de transcriere. Cifrele dintr-un CNP tastate de pe un act ținut în mână, la ora 15 într-o zi aglomerată, nu sunt cea mai sigură metodă de introducere a datelor.
- Știi cine vine. Dacă la ora 12 vezi că șase din opt oaspeți au completat deja, poți pregăti camerele în ordinea sosirilor probabile.
Momentul în care trimiți linkul
Aici se face toată diferența. Trimis prea devreme, la confirmarea rezervării, oaspetele îl ignoră — mai are trei săptămâni, n-are de ce să se ocupe acum. Trimis în dimineața sosirii, e deja pe drum.
Ce funcționează în practică: cu una sau două zile înainte, împreună cu informațiile utile despre sosire. Oaspetele oricum deschide mesajul acela, ca să vadă cum ajunge și de unde ia cheia. Dacă linkul e acolo, îl completează atunci.
Bonus: oaspetele poate cere servicii extra
Aceeași pagină poate arăta și serviciile suplimentare pe care le oferi — mic dejun, acces la spa, transfer, o cină. Oaspetele le alege singur, iar ele se adaugă pe contul lui, gata de facturat la plecare.
Funcționează mai bine decât întrebarea de la recepție, din două motive. Oaspetele are timp să se gândească, în loc să fie prins nepregătit cu o ofertă la tejghea. Și recepționerul nu trebuie să vândă nimic — ceea ce, să fim sinceri, majoritatea recepționerilor nu fac cu plăcere.
Cât din oaspeți îl folosesc, realist
Nu toți. Vor exista mereu oameni care ajung la recepție fără să fi completat nimic, și e în regulă — pentru ei procedura veche rămâne neschimbată. Dar e suficient ca jumătate să o facă pentru ca ziua de vineri să arate altfel.
Nu trebuie să convingi pe toată lumea. E de ajuns să scoți patru oameni din coada de la ora 15.
Vrei să vezi cum arată în softul tău?
15 zile gratuit, fără card și fără contract. Îți configurăm noi unitatea la telefon.