Ce verifici la închiderea sezonului, în 10 minute

Sfârșitul sezonului e singurul moment al anului în care ai timp să te uiți la soft fără să sune telefonul. Merită folosit, pentru că majoritatea problemelor din ianuarie se nasc acum, din lucruri lăsate pe „mai vedem".

Nu e o listă lungă. Sunt cinci lucruri.

1. Tarifele pentru perioada următoare

Verifică până unde ai prețuri introduse în calendar. Dacă sezonul se termină în octombrie și ai tarife doar până la 31 octombrie, din 1 noiembrie canalele primesc ce o fi mai departe în calendar — adesea tariful de bază, care nu e cel pe care vrei să vinzi iarna.

Uită-te și la sezoanele definite: dacă au date fixe pe anul care se încheie, trebuie prelungite sau duplicate pentru anul următor. E cinci minute de lucru, și e singurul lucru din listă care, dacă e greșit, te costă bani direct.

2. Restricțiile trimise pe canale

Iarna vinzi altfel decât vara. Minimum stay de 3 nopți, care era logic în august, blochează rezervările de o noapte din decembrie. Verifică ce restricții sunt active pe fiecare canal și pe ce perioadă se întind.

Atenție la un lucru care surprinde des: restricțiile se trimit pe contract, nu pe unitate. Dacă ai mai multe contracte sau tarife la același canal, o restricție pusă pe unul nu se aplică automat pe celelalte. Dacă ai impresia că ai trimis minimum stay și tot primești rezervări de o noapte, aici merită să te uiți primul.

3. Facturile neîncasate

Acum, nu în martie. Scoate lista facturilor neachitate din modulul financiar și sună firmele cât încă își amintesc sejurul. Cu cât trece timpul, cu atât devine mai greu de explicat și mai ușor de amânat de partea cealaltă.

Dacă ai clienți-firme cu sejururi repetate, e și momentul bun să verifici că datele lor de facturare sunt corecte în fișa de client — CUI greșit înseamnă factură respinsă, iar asta se descoperă exact atunci când nu ai timp.

4. Rapoartele pe care le vrea contabilul

Închiderea de an vine cu aceleași cereri în fiecare ianuarie. Rulează acum rapoartele pe sezonul încheiat, cât ai contextul proaspăt în cap: încasări pe perioadă, lista clienților cazați, exportul pentru contabilitate. Dacă ceva nu iese cum trebuie, ai timp să întrebi.

E și un moment bun pentru o privire onestă asupra cifrelor: ce grad de ocupare ai avut lună cu lună, cât a venit direct și cât prin canale, unde s-a dus comisionul. Datele sunt deja în soft; singurul lucru care lipsește de obicei e ora în care te uiți la ele.

5. Accesele oamenilor care au plecat

Sezonierii care au terminat contractul nu mai au nevoie de cont. Dezactivează utilizatorii care nu mai lucrează la tine — nu din neîncredere, ci pentru că un cont nefolosit e un cont pe care nimeni nu-l mai supraveghează. Același lucru pentru codurile de acces la camere, dacă ai încuietori electronice.

Dacă ai timp doar pentru un singur lucru din listă, fă-l pe primul. Tarifele greșite sunt singura greșeală din cele cinci care îți ia bani din buzunar în fiecare zi, în liniște.