e-Factura: cele mai frecvente întrebări de la recepție

Aproape toate apelurile pe tema e-Factura se învârt în jurul a patru lucruri. Le punem aici cu răspunsuri scurte, ca să le poți verifica singur înainte să suni.

„Nu se poate obține codul de autorizare"

Ăsta e cel mai frecvent. Autorizarea cu ANAF se face cu semnătura electronică, iar în 9 cazuri din 10 motivul e unul dintre trei:

• Semnătura electronică nu e instalată pe calculatorul de la care încerci. Dacă autorizarea s-a făcut de pe laptopul contabilului, nu merge de la calculatorul de la recepție. Tokenul fizic și driverul trebuie să fie pe mașina de la care apeși butonul.
• Nu ești logat în contul SPV. Deschide întâi anaf.ro, autentifică-te cu certificat și abia apoi revino și reia autorizarea.
• Serverul ANAF e în mentenanță. Se întâmplă, de obicei seara și în weekend. Aici nu ai ce face decât să reîncerci mai târziu.

Testul care lămurește totul în 30 de secunde: încearcă să te loghezi în SPV cu semnătura electronică, direct pe anaf.ro. Dacă nu reușești acolo, nu e o problemă a softului — și nici nu poate fi rezolvată din soft.

Am autorizat odată. De ce trebuie din nou?

Pentru că accesul primit de la ANAF are termen. Nu e o setare care rămâne pusă pentru totdeauna: se reînnoiește periodic, automat cât timp e valabil, dar la un moment dat trebuie reluată cu semnătura electronică.

Recomandarea practică: fă autorizarea de pe calculatorul la care ai oricând acces la semnătură, nu de pe unul împrumutat pentru o zi. Altfel, data viitoare când expiră — și va expira exact într-o zi aglomerată — nu vei avea de unde s-o reiei.

Factura apare trimisă, dar nu primesc nimic înapoi

Trimiterea și răspunsul sunt două lucruri separate. Factura pleacă spre SPV, primește un index de încărcare, și abia apoi ANAF o validează și întoarce un rezultat. Între cele două momente pot trece minute sau ore, în funcție de cât e încărcat sistemul.

Deci „trimisă, fără răspuns" e o stare normală pentru un timp. Ce nu e normal e să rămână așa zile întregi — atunci merită verificat. Important: nu retrimite aceeași factură doar pentru că nu ai văzut încă răspunsul, pentru că riști să ajungă de două ori.

Factura a fost respinsă. Și acum?

Respingerea vine cu un motiv, iar motivul e aproape mereu o dată din factură care nu trece validarea. Cele care apar cel mai des:

• CUI-ul clientului greșit sau cu spații / prefix RO pus inconsecvent
• lipsa unui câmp obligatoriu la client-firmă: adresă, județ, țară
• cota de TVA care nu se potrivește cu tipul serviciului
• o sumă care nu se închide la rotunjire pe totalul facturii

Corectezi cauza în fișa clientului sau pe factură, emiți din nou și retrimiți. Ce merită făcut o dată și apoi uitat: verifică datele de facturare când creezi clientul-firmă, nu când emiți factura. E aceeași muncă, dar făcută într-un moment în care nu ești presat.

Un sfat care scutește jumătate din apeluri

Nu lăsa facturile de firmă pe ultima zi a lunii. Dacă emiți și trimiți pe măsură ce clienții pleacă, ai timp să tratezi o respingere. Dacă trimiți 40 de facturi pe 31 ale lunii la ora 18:00 și trei sunt respinse, problema devine urgentă fără să fie nevoie.

Regula: autorizarea se face de pe calculatorul cu semnătura, facturile se trimit pe parcurs, iar datele de facturare se verifică la crearea clientului. Restul se rezolvă singur.